Servicemanagement optimalisatie voor Alfen

Met transformatorstations, energieopslagsystemen, laadpalen voor elektrische voertuigen en een groot portfolio aan andere producten neemt Alfen een centrale rol in en is het een verbindende partner in het elektriciteitsnet.

Het probleem

Alfen is al lange tijd gebruiker van Atlassian-producten zoals Jira, Jira Service Management en Confluence. Ze ervaren een snelle groei van hun bedrijf en hebben Atlassian Partner Prepend gevraagd om hen te helpen bij het herconfigureren van hun asset- en service managementproces om de snelle groei van Alfen bij te kunnen houden en om de daarbij behorende bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Vermogensbeheer

Vroeger stond alle informatie geregistreerd in een apart ERP-systeem en Alfen was geïnteresseerd om Jira voor dit doel te gebruiken en tegelijkertijd een verbeterd ticketverwerkingsproces toe te voegen. Hun Confluence-kennisbank moest ook worden verbeterd om een zelfbedieningsproces mogelijk te maken.

Dé oplossing: twee Jira Service Management projecten

Prepend heeft twee Jira Service Management projecten opgezet voor Alfen EV Charging: de business unit voor de ontwikkeling en productie van laadpalen voor elektrische voertuigen.

1. Het Klantenserviceportaal: een Jira Service Management project met een portal waar gebruikers en eigenaren van laadstations meldingen met betrekking tot laadstations kunnen maken en volgen.

2. De Field Service Provider Portal: een Jira Service Management project waar de serviceorganisaties en hun monteurs (die het onderhoud van laadpalen verzorgen) kunnen registreren, plannen en meldingen kunnen afhandelen omtrent de uit te voeren werkzaamheden aan laadpalen.      

Door postfuncties en automatiseringsregels in te stellen vindt er een uitwisseling van informatie plaats tussen de twee Jira Service Management projecten. Beide Jira Service Management projecten gebruiken de informatie die in Insight wordt opgeslagen van de laadstations, gebruikers, eigenaren en serviceproviders.

Vanuit het Field Service Provider Portal kunnen de monteurs die een laadstation onderhouden of repareren zien welke taken ze moeten uitvoeren, bijhouden welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, hoeveel tijd er is besteed en kunnen zij tijdens hun werkzaamheden direct aangeven welke onderdelen zijn gebruikt en/of vervangen.

Optimale gebruiksvriendelijkheid en in de eigen huisstijl

Alfen levert laadpalen in een groot aantal landen. Om gebruikers in de verschillende landen te ondersteunen, kunnen de portals in verschillende talen worden gebruikt. De portals zijn ingericht volgens de huisstijl van Alfen.

Voordelen voor Alfen

Door Asset Management, Jira Service Management en Insight te integreren is de efficiëntie van het servicemanagementproces toegenomen en bieden de Portals een goed overzicht van alles wat er speelt.

Atlassian software / applicaties: Jira Service Management (DataCenter) / Insight / Automation for Jira / Dynamic forms for Jira / Actions for Jira Service Desk / Adaptavist ScriptRunner for JIRA / Extension for Jira Service Desk / Issue Matrix / Translation for JIRA Service Desk / Refined