Jira optimalisatie bij Royal FloraHolland

Unieke coöperatie van kwekers

Royal FloraHolland is een coöperatie van kwekers en brengt al meer dan honderd jaar kwekers en kopers bij elkaar. Via een B2B platform brengt de coöperatie vraag en aanbod samen en biedt daarbij een uniek aanbod van bestellen, betalen en bezorgen. Inmiddels heeft Royal FloraHolland zich ontwikkeld tot de grootste marktplaats ter wereld binnen de sierteelt en tot één van Nederlands belangrijkste exportsectoren.

Complexiteit in het rapporteren

Bij Royal FloraHolland werken meerdere teams aan veel verschillende projecten tegelijkertijd. De gemaakte uren (kosten) worden door zowel interne medewerkers gemaakt, als ook door ingehuurd personeel. Door vooraf te bepalen waarop gestuurd moet worden, is een vaste set van gegevens vastgesteld die in de rapportage terug moest komen. Denk bijvoorbeeld aan total cost of ownership (verdeling Opex en Capex), type werkzaamheden, verdeeld per project. Het is voor Royal FloraHolland van belang te kunnen vertrouwen op de gegevens die door de gebruikers worden ingevoerd. Royal FloraHolland was gewend te werken met exports uit Jira waarbij gegevens nagelopen dienden te worden. Vervolgens werd er door een aantal personen rapportages gemaakt.

Uitdaging

Royal FloraHolland wilde een zo'n uniform mogelijke werkwijze in Jira realiseren waarbij teams wel flexibiliteit in Jira zouden behouden. De gegevens dienen betrouwbaar te zijn en goed te onderhouden. De Jira omgeving bestond uit talloze schema's en custom fields die het beheer van de omgeving bemoeilijkte. Ook qua rechten en groepen was er veel winst te behalen op beheerniveau. De output rapportage dient uniform te zijn en gemakkelijk in te zien zijn.

Oplossing Prepend

• Vooraf is er een grote schoonmaak gehouden in Jira, waardoor het onderhoud drastisch is verminderd. Teams zijn overgezet in nieuwe schema's als "Screen schemes" en "field configuration schemes". Sindsdien is het aantal issues in het systeem drastisch afgenomen.
• Om per project goed overzicht te houden hoeveel uur waaraan is besteed, is het van belang een eenvoudig systeem te ontwikkelen met een uniforme werkwijze voor alle teams.
• Samen met de teams is een basis workflow vastgesteld, waarbij per team nuances aan te brengen waren. Deze workflow diende voor zowel Scrum of Kanban-boards goed te werken. Ongeacht de kleine variaties op de workflow, blijft de output over de teams gelijk en is dit in de rapportage terug te vinden.
• Door de strakke inrichting en verplichte output in de workflows bij het tijdschrijven (met Tempo Timesheets) is het mogelijk geworden een goede rapportage te maken. Zodoende kan iedereen zien hoeveel uren er per team, periode, kennisgebied er voor een project gemaakt is. Daarbij is veel geautomatiseerd, waarbij de medewerker bij het afhandelen van een ticket bijvoorbeeld een pop-up krijgt om tijd te schrijven, aangevuld met eventueel andere waarden waarop gestuurd dient te worden.
• Door gebruik te maken van EazyBI is het mogelijk geworden om "live" in te zoomen op specifieke onderdelen of personen waarop tijd geschreven wordt. Alle gebruikers kunnen zich abonneren op deze rapportage en krijgen deze op ingestelde tijden in .pdf toegestuurd in de mailbox. Zodoende kan er dagelijks geconstateerd worden wat de uitschieters zijn geweest en waar er bijgestuurd kan worden. Daarbij kijken de teams naar dezelfde rapporten, zodat bijvoorbeeld een scrummaster zijn tijd aan ander werk kan besteden.

Resultaat

• Tachtig procent van de teams werken met dezelfde instellingen en workflows.
• Medewerkers kunnen snel in een ander team bijspringen en werken met dezelfde statussen en issuetypes die ze gewend zijn.
• Besparing van tijd door dagelijks inzicht met behulp goede en betrouwbare rapportages.
• Dagelijks inzicht van gewerkte uren per project/medewerker.
• Tijdbesparing voor gebruikers door het maken van minder clicks en alleen het hoognodige voor rapportages wordt uitgevraagd.
• Door wekelijks functioneel beheer zijn issues in het systeem snel te achterhalen en op te lossen.