Gebruiksvriendelijk klantportaal voor het Kadaster dankzij Jira Service Management

Knippen en plakken van e-mails is verleden tijd; nu realtime inzicht in status van meldingen

Voor de Tactische Beheer Organisatie bij het Kadaster hebben we een ambitieus Service Management project, TBO Meldingen Registratie (TMR), gestroomlijnd. De TMR kent een grote hoeveelheid meldingen, afkomstig van melders uit verschillende organisaties en systemen, die aan behandelteams bij verschillende keten-partners toegewezen moesten worden.

Dit project betrof de implementatie van essentiële tools zoals 'Email This Issue', 'Automation Rules' en de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijk klantportaal inclusief de configuratie van:

• Service Level Agreements (SLA's), 
• Voorgeprogrammeerde antwoorden,
• Klantenbeheer,
• Management van behandelgroepen.

Belangrijke integraties omvatten de wensen-funnel en de SAFe portfolio inrichting binnen Jira Software, welke cruciaal zijn voor het voeden van het portfolio van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) met meldingen van gebruikersgroepen landelijk.

Gecompliceerd e-mailsysteem

TMR speelt een centrale rol in het beheer van meldingen en testbevindingen binnen de Digitale Stelsel Omgevingswet. Voorheen steunde dit proces zwaar op een gecompliceerd e-mailsysteem met uitgebreide map-structuren waarbij veel handmatig beheer nodig was, zoals het verzenden van opvolgende e-mails en het verplaatsen van meldingen tussen mappen voor statusmonitoring.

Uitdagend JSM project op maat

De uitdaging was het ontwikkelen van een Service Management project dat niet alleen voldeed aan de specifieke behoeften van het Kadaster maar ook de efficiënte samenwerking tussen diverse partners faciliteerde. Dit vereiste een op maat gemaakte oplossing met een uitgebreid scala aan functionaliteiten.

Innovatie en integratie van applicaties

Prepend heeft deze uitdaging aangenomen en een Jira Service Management project geconfigureerd dat precies aansluit bij de behoeften van het Kadaster. Door de integratie van diverse applicaties hebben we een systeem ontwikkeld dat zowel efficiënt als gebruiksvriendelijk is. Innovaties zoals geautomatiseerde communicatie, toegesneden op het workflow management van de behandelteams, zijn hierbij van grote waarde.

Efficiënte communicatie en inzicht

Dankzij de implementatie van applicaties zoals 'Email This Issue' en 'Automation Rules' heeft Prepend een oplossing gerealiseerd die volledig aan de wensen van het Kadaster voldoet. Deze oplossing zorgt voor:

• Verbetering van communicatie tussen de teams,
• Snellere en accuratere verwerking van meldingen,
• Inzicht op portfolio-niveau in het gebruik van het digitale stelsel door verschillende gebruikersgroepen.

Feedback van Kadaster teams

"Door een efficiënt ingerichte workflow in de TMR is het voor ons nu mogelijk om direct in de TMR nieuwe meldingen in ontvangst te nemen en door te zetten naar het juiste behandelteam. We hoeven nu niet meer te knippen en plakken vanuit een e-mail omdat alle gegevens en bijlagen automatisch meekomen in TMR."

"Als TMR coördinator heb ik nu realtime inzicht in de status van meldingen en kan in een oogopslag zien hoe de werkvoorraden er voorstaan bij verschillende behandelgroepen."

Aldus Hans Eppingbroek, Operationsmanager Tactische Beheer Organisatie (TBO).

Deze positieve feedback benadrukt het succes van de implementatie en de waarde van onze oplossing voor de klant en hun partners. Ons doel was niet alleen het oplossen van een complex probleem, maar ook het creëren van een duurzame, gebruiksvriendelijke omgeving die de samenwerking en efficiëntie bevordert.