Jira draagt bij aan leverbetrouwbaarheid bij Gemeente Den Haag

René Langelaan, Projectleider bij Gemeente Den Haag: “Jira draagt bij aan onze leverbetrouwbaarheid dankzij meer uniformiteit in onze werkwijze"

Leverbetrouwbaarheid is een groot goed voor de IT-organisatie van de gemeente Den Haag. Projectleider René Langelaan pakt het portfoliomanagement aan met Jira, onder leiding van Prepend. De opbrengst? Uniform werken, meer transparantie en betere samenwerking.

De gemeente Den Haag is opgedeeld in 8 diensten, waarvan de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) er één is. Daaronder valt de afdeling Informatisering en Automatisering (I&A), waar René Langelaan als Projectmanager werkt: “Binnen I&A werk ik voor de afdeling Projectmanagement en Agile werken. We zijn een soort intern uitzendbureau en leveren tijdelijke Projectmanagers en Scrummasters voor projecten. Een van mijn huidige projecten is het Transitieteam, waarmee we onze organisatie nog meer agile willen laten werken. Daar hoort een betere inrichting van Jira bij.”

Meten is weten

Eind 2024 zocht de gemeente Den Haag daarvoor de samenwerking met Prepend op. De organisatie werkte toen al met Jira, maar had behoefte aan een betere structuur en uniforme werkwijze. “Als gemeente willen we een hoge leverbetrouwbaarheid hebben voor onze interne klanten. Daar richten we processen voor in met Jira als ondersteuning. Want meten is weten. Als een levering niet is gegaan zoals gepland, willen we weten waar het mis is gegaan en hoe we daarvan kunnen leren. Met Prepend tillen we de werkwijze van onze teams naar eenzelfde, hoger niveau.” 

“Door meer agile te werken en meer te meten, kunnen we flexibel blijven.”

Hogere leverbetrouwbaarheid

De gemeente telt zo’n 70 teams die verschillende verzoeken opvolgen van interne klanten. “De teams krijgen bijvoorbeeld het verzoek om deelproducten op te leveren binnen onze initiatieven (projecten). Een initiatief duurt meerdere tertialen (periode van vier maanden). Wat we voor een tertiaal beloven, willen we ook nakomen. Dat is altijd een uitdaging, want vaak is een deelproject complexer dan verwacht. Door meer agile te werken en meer te meten, kunnen we daar vroeg op inspelen en flexibel blijven. Dat helpt ons de leverbetrouwbaarheid te verhogen.”

Beter portfoliomanagement

Jira is nu ook ingericht op SAFe werken (Scaled Agile Framework), legt René uit: “Onze transitie is erop gericht om agile te werken volgens SAFe, met een Haags sausje dat zich naar onze praktijk vormt. Jira gaat dat optimaal ondersteunen, waardoor we als teams betere prioriteiten stellen, makkelijker samenwerken en meer een gezamenlijke taal spreken. Door de structuur binnen Jira te herinrichten met onder meer een nieuwe rollen- en rechtenstructuur, ontstaat gelaagdheid tussen en in de teams. Zo verbetert ook onze security.” 

De hulp van Prepend

Prepend helpt Gemeente Den Haag op meerdere fronten, van verandermanagement tot en met configuratie van de software. René: “We werken samen aan een nieuwe configuratie met een nieuwe hiërarchie van issuetypes, aan betere rapportage en data en we nemen het functioneel beheerteam mee zodat ze veranderingen goed kunnen dragen. Als projectmanager vind ik dat belangrijk, zodat alles ook blijft draaien als na afloop van het project.”

Sommige producten van de gemeente zijn eenduidig, andere meer complex. Prepend ontwikkelde drie verschillende flows om elk team te bedienen, vertelt René: “We kunnen nu de beste keuze maken per team, zodat teams niet belast worden met onnodige stappen en de rapportages helder blijven.” Ook richtte Prepend een ambassadeursgroep in, die bijdraagt aan een soepele transitie: “Daaraan nemen sleutelfiguren deel als voelsprieten in onze organisatie. Een mooie manier om te testen, draagvlak te creëren en de hele organisatie mee te nemen in de veranderingen.”

Vlaggetjes voor heldere rapportage

De nieuwe configuratie laat zich illustreren met een eenvoudig voorbeeld, vertelt René: “We werkten voorheen met de statussen ‘to do’, ‘doing’, ‘on hold’ en ‘done’. 

Maar ‘on hold’ is een rare processtap, die overal kan zitten. Vanuit ‘to do’ kun je ook meteen naar ‘on hold’, bijvoorbeeld als je informatie mist, maar dan ga je voorbij aan de stap ‘doing’. Met als gevolg dat je rapportage vertroebelt. Dat gebeurt ook als je vanuit ‘on hold’ naar ‘doing’ teruggaat. Nu werken we in plaats van met ‘on hold’ met een vlaggetjessysteem. Een eenvoudige aanpassing, die onze rapportages enorm verbetert.”

“De communicatie wordt beter, we managen de verwachtingen beter en er is ‘rust in de tent’”

Rust, inzicht en overzicht

Halverwege 2025 heeft Gemeente Den Haag met Prepend al belangrijke slagen gemaakt, al staan ze nog maar aan het begin van het verbetertraject. Toch zijn de resultaten nu al merkbaar, vertelt René: “Ons Data&AI-team is verantwoordelijk voor de rapportages en zijn erg blij met de eerste verbeteringen, ze zien dat de datakwaliteit nu al sterk is gestegen. Als alle teams over zijn, beschikken we over betere data en worden onze processen nog steviger ondersteund door de techniek.”

Wat dat oplevert? “We laten straks alle verschillende teams en mensen uniform werken met dezelfde data en interpretatie. Dat betekent meer transparantie in hoe je met elkaar samenwerkt. Heldere rapportage levert hogere leverbetrouwbaarheid op aan interne klanten, maar ook tussen teams onderling. We zien meteen de gevolgen van beslissingen en winnen de tijd om daar vroeg en proactief op in te spelen. Door meer inzicht wordt de communicatie ook beter, kunnen we beter de verwachtingen managen en is er ‘rust in de tent’.”

Prepend als partner

René waardeert de rol van Prepend: “De samenwerking is goed. De mensen van Prepend zijn kundig, relaxed en komen proactief met voorstellen. Ik vind Prepend echt een partner om mee samen te werken, geen leverancier die wacht tot jij een kick geeft. Ze zijn er niet uit eigenbelang; ze zetten mij ook aan het werk en willen alles zo efficiënt mogelijk aanpakken. Daarover sparren we goed. Prepend heeft een no-nonsense aanpak, dat vind ik fijn samenwerken.”